规章制度

云南机电职业技术学院档案查借阅制度

来源: 作者: 更新日期:2015年04月09日 浏览:

 

云南机电职业技术学院

编号

YNMEC-ZY-A0112/A0

作业文件

版次

A/0

云南机电职业技术学院档案查借阅制度

 

文件编号:  YNMEC-ZY-A0112/A0

 

 

批准:      2015年11月

 

 

审核:      2015年11月

 

 

编制:      党委办公室(院长办公室) 2015年11月

 

本 版 起 草 或 修 改 记 录

修改状态

日  期

修改原因及内容提要

修改人

审核人

批准人

起  草

2015.3

起草第一版

余  璐

 

杨  旭

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

为保障学院档案的完整与安全,更好地发挥档案的价值,规范档案的提供利用,制定此制度。

一、对已解密的开放档案,可按照查阅流程进行查阅,校外单位查阅须持单位介绍信。对尚未解密开放的档案,原则上不对外查阅。如因特殊工作需要,需查阅、摘录、复制未开放档案,应当经档案机构负责人批准。涉及为公开的技术问题,应当经档案形成单位或本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

二、因私查阅本人学籍档案的,须持本人有效证件,由学院负责学生工作的部门进行申请查阅;因私委托他人查阅学籍档案的,被委托人须持有效证件及查阅人有效委托书,由学院负责学生工作的部门进行申请查阅。

三、干部人事档案查借阅,须由组织人事部门、离退休人员管理处等部门进行申请查借阅。查借阅人员必须是中共党员。

四、学院档案原则上不外借,校内部门借阅应签订《云南机电职业技术学院外借档案保密安全责任书》。暂不提供校外单位的借阅服务。

五、查借阅档案一般须提前至少半天进行预约,并在学院档案室查借阅开放时间内,按照查借阅流程进行查借阅。

六、查阅者如需摘录、复制档案内容,请事先在《云南机电职业技术学院档案查(借)阅申请单》上如实填写,经受理部门领导批准后方可摘录、复制。

七、借出期限与续借手续:干部人事档案、党政档案一般为七个工作日,其他档案不超过十五个工作日。如超过借出期限,请重新办理续借手续,填写《云南机电职业技术学院档案续借申请单》并办理审批手续。严禁转借。档案管理人员有权进行催要。

八、查借阅单位和个人应保证档案的安全保密和完整。外借档案部门应严格遵守《云南机电职业技术学院外借档案保密安全责任书》的规定。

九、严禁查借阅者在档案上涂改、勾画、批注;更不得污损、折叠、抽取、调换、剪裁、毁坏档案。严禁查借阅者携带易燃、易爆、腐蚀性物品进馆或在档案馆禁烟区域吸烟。对档案造成损失的,将视情节及档案价值,依照《中华人民共和国档案法》和其它有关法律、法规论处。

十、档案馆工作人员应热情、耐心接待查阅、借阅档案者。

十一、未尽事宜,由党委办公室(院长办公室)负责解释。

 

附:档案查借阅流程图