规章制度

发文管理办法

来源: 作者: 更新日期:2015年12月07日 浏览:

 

云南机电职业技术学院

编号

YNMEC-ZY-A0102/A2

作业文件

版次

A/2

发文管理办法

 

文件编号:  YNMEC-ZY-A0102/A2

 

 

批准:      2015年11月

 

 

审核:      2015年11 月

 

 

编制:党委办公室(院长办公室) 2015年11月

 

本 版 起 草 或 修 改 记 录

修改状态

日  期

修改原因及内容提要

修改人

审核人

 批准人

 

2013.10

修改发文流程

刘卓亚

 

杨 旭

 

2015.11

修改发文流程

李坤明

 

杨 旭

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 目的

为使学院各部门的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量。

2. 范围

本细则适用于全院各部门的公文处理工作。

3. 职责

3.1 各部门负责起草公文。

3.2 各部门负责人负责审稿。

3.3 各部门负责分发。

3.4 党委办公室(院长办公室)核稿,办文人员负责审核格式和文字是否正确。

3.5 党委办公室(院长办公室)负责人提出拟办意见。

3.6 党委办公室(院长办公室)负责编号印制归档。

3.5 分管院领导审核(内容)。

3.6 院长、书记签发。

4. 工作程序

4.1 各部门拟稿人起草文稿

4.1.1 文件拟稿一般应本着“谁主办,谁拟稿”的原则进行。

4.1.2 要注意提高拟稿质量。文件中涉及的方针、政策、法律、法规等一定要准确;公文用语要力求贴切、精炼,切忌大话、空话、套话;要注意行文关系,公文种类和公文的准确性、规范性。

4.1.3 拟稿中引用其他文件,要将其发文时间、发文机关、标题、文号全部引出,先引标题,后引发文字号,并加括号。拟稿所用数字,除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、贯用语、缩略语、具有修辞色彩的语名中,作为词素的数字必须使用汉字外,一般均使用阿拉伯数字。总的原则是,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方,都应使用阿拉伯数字,在同一公文中,数字的使用应前后一致。文稿中的计量单位,一律使用法定计量单位,不得用“斤”、“公分”、“公升”,而应该用“公斤”、“厘米”、和“升”。另外,文稿中的计量单位要用中文名称,如平方米,不用代号(如m2)。

4.1.4 拟稿要端正、规范。不得用繁体字、自造字。应每字一格,标点符号亦占一格(外文和阿拉伯数字除外)。

4.1.5 拟稿章节序数的写法,一般应按下列排列:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

4.1.6 不要滥用简称。年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。如“2015年”,不要写成“15年”。有的名称如在文件中多次出现,第一次一定要有全称,注明(以下简称��),后面才可简称。简称要规范、统一。

4.2 承办部门负责人审稿

4.2.1 文件内容是否符合党和国家的现行有关方针、政策、法律、法规。

4.2.2 文件提出的政策界线、措施和要求等,是否明确具体,切实可行。

4.2.3 文字表述是否准确、简练、通顺;层次是否清楚;逻辑关系有无毛病;标点符号是否正确;文件格式是否符合有关规定;引文是否无误。

4.3 凡涉及院内两个或两个以上系部、处室的文稿,由主办单位与有关部门领导共同审稿

4.3.1 凡需会签的文稿,一般应由主办部门拟稿,送分管院领导签署意见后再送有关单位、部门共同审稿,审稿中如有较大的分歧意见需协调时,应将分歧意见如实向院领导汇报。

4.4 党委办公室(院长办公室)办文人员核稿(格式和文字)

4.4.1 党委办公室(院长办公室)办文人员收到文件后,主要审核文件的格式是否符合发文的要求,文字是否有错别字,标点符号是否有错误,如果文字有误,退回到承办部门负责人。

4.4.2 办文人员核稿后,由党委办公室(院长办公室)负责人提出拟办意见。

4.5 分管院领导核稿(内容)

4.5.1 分管院领导核稿,主要审核文件是否需要发文,文件内容是否正确,如果有误,退回到承办部门负责人。

4.5.2 分管院领导核稿后,如果不需要签发的文件提交给党委办公室(院长办公室)办文人员编号和印制。

4.5.3 需要签发的党委文件提交给学院党委书记签发,需要签发的行政文件提交给院长签发。

4.6 学院党委书记、院长(签发)

4.6.1 学院党委书记、院长签发文件,提交给党委办公室(院长办公室)办文人员编号和印制。

4.7 党委办公室(院长办公室)办文人员编号、印制

4.7.1 党委办公室(院长办公室)应在2个工作日内完成文件的统一编号和印制工作。

4.7.2 公文在形成过程中要注意做好保密工作。

4.7.3 文件印制完成后由党委办公室(院长办公室)工作人员分发到相关部门。

4.8 分发

4.8.1 文件接收人在发文签收登记本上签字确认,并领取文件。

4.8.2 发文者根据文件中所规定的主送、抄送部门正式下发文件。

4.9 归档

4.9.1 文件分发完毕,应留一份于党委办公室(院长办公室)存档,党委办公室(院长办公室)工作人员根椐文件的类别,进行整理归档。

4.10 急件的处理

4.10.1 文件到达党委办公室(院长办公室)当天需要编号和印制的文件称为急件。急件如果没有领导的签批,必须要有分管院领导的授权电话或授权短信才能编号和印制,不能私自编号和印制。

4.11 注意事项

4.11.1 发文处理时,要认真学习、严格遵守发文处理办法。

4.11.2发文处理属于手续性工作。对于内容涉及多个部门、有争议的文稿,要坚决杜绝进入发文处理环节。越过办公室直接发文,由此产生的一切后果由发文部门承担。

4.11.3 注意保密,严格遵守保密制度。

4.11.4 “发文处理签”的填写一律用蓝黑、碳素墨水或黑色签字笔书写。

5. 相关文件

党政机关公文处理工作条例

党政机关公文格式》

6. 相关记录

《云南机电职业技术学院发文登记薄》

7. 记录控制流程图如下: